全面推進(jìn) 強(qiáng)化編研——審計(jì)署長春辦扎實(shí)做好檔案管理工作
近年來，審計(jì)署駐長春特派員辦事處扎實(shí)做好檔案基礎(chǔ)工作，逐步規(guī)范檔案工作流程，大力提升檔案信息化水平，努力推進(jìn)檔案編研利用，推動(dòng)檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化考核，抓好檔案工作管理。一是制定檔案管理崗位責(zé)任制，明確崗位責(zé)任，形成了分管辦領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、辦公室直接負(fù)責(zé)、機(jī)關(guān)檔案員具體管理、各處室兼職檔案員積極配合的檔案管理模式。二是強(qiáng)化考核激勵(lì)引導(dǎo)作用，將檔案工作納入處室年度工作考核范圍，明確規(guī)定檔案歸集要求和扣分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)違反相關(guān)要求的處室，相應(yīng)扣減其年度考核得分。三是嚴(yán)格檔案管理，充分發(fā)揮處室兼職檔案員作用，嚴(yán)格辦內(nèi)、處內(nèi)兩級(jí)審核流程，堅(jiān)持“未經(jīng)審核不得裝訂”的原則，要求機(jī)關(guān)檔案員對(duì)歸檔實(shí)施全過程動(dòng)態(tài)跟蹤檢查，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏立即整改。
二、健全制度，提高能力，提升檔案工作水平。一是遵照檔案法以及審計(jì)署下發(fā)的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》等制度，結(jié)合自身實(shí)際，研究制定了檔案借閱制度、檔案安全事故應(yīng)急預(yù)案等檔案類制度，建立了涵蓋各類檔案資料接收、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交、保密、利用等各環(huán)節(jié)的檔案管理制度體系，為檔案工作的順利開展提供了制度保障。二是緊扣“按時(shí)”和“保質(zhì)”兩大核心要求，針對(duì)歸檔歸集過程中反復(fù)出現(xiàn)同類問題的實(shí)際情況，研究制定了檔案歸集參考目錄樣本，為檔案歸集工作提供了規(guī)范的操作指引。三是重視檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)與檔案管理部門的交流學(xué)習(xí)，定期舉辦辦內(nèi)兼職檔案員培訓(xùn)會(huì)，著力提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
三、確保投入，搭建平臺(tái)，積極推進(jìn)檔案信息化。一是充分保障檔案信息化工作投入，為檔案室配置臺(tái)式機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等完備硬件設(shè)施，并投入經(jīng)費(fèi)對(duì)建辦以來所有審計(jì)業(yè)務(wù)檔案、文書檔案進(jìn)行掃描。二是建立電子檔案資料庫，在檔案閱卷室配備多臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)物理隔離的計(jì)算機(jī)，用于存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)，供審計(jì)人員瀏覽查詢。三是依托審計(jì)署審計(jì)管理系統(tǒng)，在專網(wǎng)和密網(wǎng)上分別建立檔案數(shù)據(jù)庫，成功搭建了查詢便捷、瀏覽迅速的數(shù)字化檔案平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了“查文查檔不翻本、閱文閱檔不進(jìn)庫”的科學(xué)化檔案管理。平臺(tái)應(yīng)用3個(gè)月來，僅專網(wǎng)就有突破1075人次的訪問量，相當(dāng)于以往全年檔案借閱數(shù)量的近10倍。
四、夯實(shí)基礎(chǔ)，加強(qiáng)研究，推進(jìn)檔案資源編研和利用。一是將每年全辦工作情況總結(jié)匯報(bào)、報(bào)刊采用宣傳文章、優(yōu)秀表彰審計(jì)項(xiàng)目情況介紹等匯編成冊，供全辦干部學(xué)習(xí)使用；撰寫《全宗介紹》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《大事記》等多門類檔案編研材料；分段匯編本辦制定的規(guī)章制度，便于查找利用；認(rèn)真做好檔案移交、借閱利用、各門類檔案臺(tái)賬等基礎(chǔ)數(shù)字匯集工作，進(jìn)一步夯實(shí)檔案編研基礎(chǔ)。二是積極探索檔案資源的深度利用，鼓勵(lì)財(cái)政、企業(yè)、經(jīng)責(zé)等各領(lǐng)域有經(jīng)驗(yàn)的審計(jì)人員對(duì)歷年同類項(xiàng)目查出問題進(jìn)行整合，分析傾向性問題，總結(jié)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而形成各領(lǐng)域?qū)徲?jì)項(xiàng)目操作手冊；對(duì)歷年各領(lǐng)域的審計(jì)信息成果進(jìn)行對(duì)比分析，總結(jié)信息要點(diǎn)，為后續(xù)同類項(xiàng)目提供參考。同時(shí)，加強(qiáng)檔案利用效果的反饋收集記錄，進(jìn)一步豐富檔案利用效果數(shù)據(jù)庫，并對(duì)被瀏覽數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，鎖定利用重點(diǎn)，明確利用方向。（管艷娜）
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化考核，抓好檔案工作管理。一是制定檔案管理崗位責(zé)任制，明確崗位責(zé)任，形成了分管辦領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、辦公室直接負(fù)責(zé)、機(jī)關(guān)檔案員具體管理、各處室兼職檔案員積極配合的檔案管理模式。二是強(qiáng)化考核激勵(lì)引導(dǎo)作用，將檔案工作納入處室年度工作考核范圍，明確規(guī)定檔案歸集要求和扣分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)違反相關(guān)要求的處室，相應(yīng)扣減其年度考核得分。三是嚴(yán)格檔案管理，充分發(fā)揮處室兼職檔案員作用，嚴(yán)格辦內(nèi)、處內(nèi)兩級(jí)審核流程，堅(jiān)持“未經(jīng)審核不得裝訂”的原則，要求機(jī)關(guān)檔案員對(duì)歸檔實(shí)施全過程動(dòng)態(tài)跟蹤檢查，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏立即整改。
二、健全制度，提高能力，提升檔案工作水平。一是遵照檔案法以及審計(jì)署下發(fā)的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》等制度，結(jié)合自身實(shí)際，研究制定了檔案借閱制度、檔案安全事故應(yīng)急預(yù)案等檔案類制度，建立了涵蓋各類檔案資料接收、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交、保密、利用等各環(huán)節(jié)的檔案管理制度體系，為檔案工作的順利開展提供了制度保障。二是緊扣“按時(shí)”和“保質(zhì)”兩大核心要求，針對(duì)歸檔歸集過程中反復(fù)出現(xiàn)同類問題的實(shí)際情況，研究制定了檔案歸集參考目錄樣本，為檔案歸集工作提供了規(guī)范的操作指引。三是重視檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)與檔案管理部門的交流學(xué)習(xí)，定期舉辦辦內(nèi)兼職檔案員培訓(xùn)會(huì)，著力提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
三、確保投入，搭建平臺(tái)，積極推進(jìn)檔案信息化。一是充分保障檔案信息化工作投入，為檔案室配置臺(tái)式機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等完備硬件設(shè)施，并投入經(jīng)費(fèi)對(duì)建辦以來所有審計(jì)業(yè)務(wù)檔案、文書檔案進(jìn)行掃描。二是建立電子檔案資料庫，在檔案閱卷室配備多臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)物理隔離的計(jì)算機(jī)，用于存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)，供審計(jì)人員瀏覽查詢。三是依托審計(jì)署審計(jì)管理系統(tǒng)，在專網(wǎng)和密網(wǎng)上分別建立檔案數(shù)據(jù)庫，成功搭建了查詢便捷、瀏覽迅速的數(shù)字化檔案平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了“查文查檔不翻本、閱文閱檔不進(jìn)庫”的科學(xué)化檔案管理。平臺(tái)應(yīng)用3個(gè)月來，僅專網(wǎng)就有突破1075人次的訪問量，相當(dāng)于以往全年檔案借閱數(shù)量的近10倍。
四、夯實(shí)基礎(chǔ)，加強(qiáng)研究，推進(jìn)檔案資源編研和利用。一是將每年全辦工作情況總結(jié)匯報(bào)、報(bào)刊采用宣傳文章、優(yōu)秀表彰審計(jì)項(xiàng)目情況介紹等匯編成冊，供全辦干部學(xué)習(xí)使用；撰寫《全宗介紹》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《大事記》等多門類檔案編研材料；分段匯編本辦制定的規(guī)章制度，便于查找利用；認(rèn)真做好檔案移交、借閱利用、各門類檔案臺(tái)賬等基礎(chǔ)數(shù)字匯集工作，進(jìn)一步夯實(shí)檔案編研基礎(chǔ)。二是積極探索檔案資源的深度利用，鼓勵(lì)財(cái)政、企業(yè)、經(jīng)責(zé)等各領(lǐng)域有經(jīng)驗(yàn)的審計(jì)人員對(duì)歷年同類項(xiàng)目查出問題進(jìn)行整合，分析傾向性問題，總結(jié)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而形成各領(lǐng)域?qū)徲?jì)項(xiàng)目操作手冊；對(duì)歷年各領(lǐng)域的審計(jì)信息成果進(jìn)行對(duì)比分析，總結(jié)信息要點(diǎn)，為后續(xù)同類項(xiàng)目提供參考。同時(shí)，加強(qiáng)檔案利用效果的反饋收集記錄，進(jìn)一步豐富檔案利用效果數(shù)據(jù)庫，并對(duì)被瀏覽數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，鎖定利用重點(diǎn)，明確利用方向。（管艷娜）
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